El módulo de Propiedad Intelectual de Intelectia incluye una poderosa herramienta que permite enviar correos masivos a los clientes o titulares responsables de las marcas. Esta funcionalidad es ideal para notificar cambios de estado, vencimientos próximos o cualquier información relevante asociada a múltiples expedientes de marca.

¿Cuál es el objetivo de esta herramienta?

El objetivo principal es agilizar la comunicación con los clientes o titulares, permitiendo redactar un solo mensaje que será enviado de forma personalizada a cada destinatario, utilizando información específica de cada expediente.

¿Dónde se encuentra esta función?

Sigue estos pasos para acceder:

1. Ve al menú principal del sistema:

   • PROPIEDAD INTELECTUAL → MARCAS → VER TODAS

2. Selecciona todos los expedientes a los que deseas enviar una actualización. El sistema tomará los datos de los clientes /titulares asociados para enviar la comunicación por email.

Debes asegurarte de seleccionar solo aquellos expedientes a los que deseas enviar la comunicación.

1. En la esquina inferior izquierda encontrarás un menú de acciones. Haz clic en: Enviar email al cliente / titular

2. Luego, presiona el botón negro con una flecha hacia la derecha. Esto abrirá una ventana de diálogo donde redactarás el mensaje.

Aparecerá una ventana que permitirá, redactar el contenido del mensaje:

Completa los campos:

• Contacto principal del cliente: Activa esta casilla si deseas enviar un email al contacto que aparece registrado en la ficha del cliente del expediente.
• Responsable del expediente: Activa esta casilla si deseas enviar una copia del mensaje a los responsables internos (abogados, paralegales, etc).
• Asunto del mensaje: Completa el asunto del mensaje de email
• Contenido del mensaje: Completa el texto que deseas enviar. Toma en cuenta que puedes añadir una lista de campos para que el correo tome los datos del expediente
• Incluir cuadro resumen del expediente del mensaje: Marca esta casilla Si deseas que al final del texto del mensaje que acabas de escribir se coloque un cuadro resumen con los datos del expediente. Por ejemplo.

• Fecha de envío: Indica la fecha en que deseas que se envíe el mensaje.
• Idioma del mensaje: Selecciona el idioma en el que deseas que se envíe el mensaje. Toma en cuenta que el asunto y el contenido que escribas deberás escribirlo en el idioma correspondiente.
• Selecciona «enviar comunicación»:  Una vez hayas completado de completar todos los campos, haz click en esta opción y el sistema programará en envío del mensaje.

¿Cómo redactar un mensaje con datos personalizados tomados del expediente?

Una de las ventajas más potentes de esta herramienta es que puedes insertar campos dinámicos en el cuerpo del mensaje. Estos campos serán reemplazados automáticamente por los datos reales del expediente correspondiente al momento del envío.

Por ejemplo:

«Estimado XXSCUSTOMERNAME,

Le informamos que la marca ‘XXSTMNAME’ (Código de solicitud: XXSAPPCODE) está próxima a vencer el ‘XXDUEDATE’.

Atentamente,
Su equipo de Intelectia.»

Este mensaje será adaptado para cada cliente con la información correspondiente a su expediente.

A continuación se muestra un ejemplo de como lucirá un mensaje enviado por el sistema.

Lista de etiquetas disponibles

Aquí tienes una tabla con todos los campos que puedes usar en tus mensajes:

Recomendaciones

• Asegúrate de que los expedientes tengan los datos de contacto correctamente registrados.

• Puedes utilizar esta herramienta para enviar recordatorios de renovación, cambios en el estado del trámite, o actualizaciones legales.

• Verifica el contenido del mensaje antes de enviarlo para evitar errores de comunicación.

• Toma en cuenta que existe un límite de mensajes diario para enviar. Cuando alcances el límite el sistema te avisará.

Conclusión

Esta funcionalidad mejora significativamente la eficiencia del trabajo administrativo y legal relacionado con las marcas, permitiéndote mantener informados a tus clientes de forma profesional, personalizada y en pocos pasos.