En el trabajo diario de firmas legales y departamentos especializados en propiedad intelectual, la gestión de facturación puede convertirse en un proceso complejo y propenso a errores si no está debidamente automatizado. Por eso, el módulo de facturación de Intelectia incluye una funcionalidad diseñada para importar eventos de facturación directamente desde los módulos de MARCAS, CASOS LEGALES, REGISTROS SANITARIOS y PATENTES.
Esta herramienta permite integrar automáticamente los eventos que generan honorarios y gastos en una factura, con el objetivo de ahorrar tiempo, evitar retrabajos y fortalecer la colaboración entre los equipos legales y financieros.
¿Qué son los eventos de facturación?
Los eventos de facturación son todas aquellas actividades que generan un cobro al cliente, como por ejemplo:
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Honorarios por presentación o renovación de una marca
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Costos de legalización de documentos
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Gastos administrativos relacionados a registros sanitarios
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Servicios profesionales asociados a litigios o casos legales
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Asistencia o trámites ante oficinas de patentes
Estos eventos, que antes podían requerir procesos manuales de traspaso de información, ahora pueden ser importados fácilmente a una factura en cuestión de segundos.
¿Cómo funciona la importación de eventos?
La funcionalidad está disponible dentro del módulo de Facturación del sistema. Desde allí, al crear una nueva factura, puedes utilizar la opción “Importar eventos de facturación”.
Pasos generales:
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Accede al módulo de Facturación.
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Crea una nueva factura o abre una existente en estado borrador.
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Haz clic en el botón “Importar eventos de facturación”. A continuación se muestra una imagen
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El sistema mostrará una ventana que permitirá buscar los eventos disponibles para importarlos en la factura.
Completa los campos de filtro como: el Tipo de registro (Marca, Patente, Registros Sanitarios, Caso Legal), Fecha del Evento, Número de Expediente, descripción o status del evento (Facturado, No facturado, etc.). De Esta manera el sistema mostrará aquellos registros que cumplen con el criterio de búsqueda.
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Selecciona los eventos que deseas importar para facturar y has click «Importar seleccionados»
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Los eventos se agregarán automáticamente como líneas detalladas dentro de la factura.
Beneficios clave
- Ahorro de tiempo: Ya no es necesario ingresar manualmente cada honorario o gasto.
Evita errores y retrabajos: La información se traspasa directamente desde los módulos de origen.
Colaboración fluida: El equipo legal o paralegal registra los eventos; el equipo administrativo los importa y factura.
Rastreo claro: Cada línea de factura está vinculada a su expediente o evento de origen, facilitando auditorías y seguimientos.
¿Qué necesitas para usar esta funcionalidad?
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Tener configurados los eventos facturables en los módulos correspondientes.
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Contar con permisos para acceder al módulo de Facturación.
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Asegurarte de que los eventos estén correctamente vinculados a un cliente o expediente.
Conclusión
La integración entre módulos legales y administrativos en Intelectia representa una evolución natural para oficinas legales que desean ser más eficientes, profesionales y colaborativas. Importar eventos de facturación directamente en las facturas no solo reduce errores, sino que también mejora la comunicación entre equipos y permite una gestión financiera más ordenada.